La gestione dei documenti che riguardano i dipendenti – dalle buste paga ai contratti di lavoro, agli attestati sui corsi sulla sicurezza – può rappresentare per un’azienda, e in particolare per il reparto risorse umane, un impegno di non poco conto. Ciò è vero a maggior ragione nel caso in cui l’azienda si basi ancora in maniera consistente sui documenti cartacei: in tale circostanza, per altro, vale la pena di riflettere sull’ipotesi di digitalizzare i documenti. Come archiviare i documenti in modo efficace? Di seguito idee, soluzioni e best practice utili per affrontare la digitalizzazione.
Le sfide da vincere
È essenziale prestare attenzione alla visibilità di ogni documento e al tempo stesso monitorare gli accordi, i contratti, le buste paga e ogni altro documento che riguardi i lavoratori, affinché tutte le informazioni relative all’azienda possano essere archiviate secondo i più elevati standard di sicurezza. D’altro canto, è molto importante rispettare la privacy dei dipendenti, e questo vuol dire fare in modo che le buste paga risultino visibili unicamente al soggetto al quale si riferiscono.
Come procedere
Il consiglio è quello di mettere a punto un’area privata per ciascun dipendente, in cui vadano archiviati i contratti, le buste paga, i documenti di identità: ciò permette di agevolare la consultazione. Inoltre, ogni dettaglio deve essere organizzato in modo che i documenti dei dipendenti siano archiviati nella maniera più appropriata possibile. Se si ha inoltre la possibilità di gestire con un unico strumento anche il calendario presenze e avere visibilità immediata di ferie, permessi, straordinari e assenze, elaborare i documenti correlati, e ci riferiamo alla busta paga, sarà più semplice (anche in termini di raccolta dei dati da inviare a chi elabora le paghe) ed eviterà errori.
A che cosa serve il software di gestione documenti del personale
Come si sarà intuito, non si può prescindere da un programma di gestione dei documenti del personale di qualità elevata, tale da incrementare gli standard di efficienza del reparto risorse umane. Il software deve riuscire a integrarsi alla perfezione nell’azienda: qualora si faccia affidamento su Fluida la compatibilità tra la gestione delle presenze e quella dell’elaborazione dei documenti è massima, visto che per le due attività la piattaforma che viene utilizzata è una sola.
Le caratteristiche del sistema
Il sistema che si decide di utilizzare per l’archiviazione dei documenti dei lavoratori deve essere conforme alle prescrizioni della GDPR e in linea con i più alti standard di sicurezza: anche sotto questo aspetto Fluida è la migliore delle soluzioni a cui ci si possa rivolgere. Con questo software si aumentano i livelli di efficienza dell’azienda, garantendo al tempo stesso una notevole produttività e favorendo una gestione ottimale delle esigenze dei lavoratori. È chiaro, infatti, che se la consultazione dei documenti risulta disponibile in maniera corretta, la burocrazia dell’impresa può essere gestita in modo scorrevole: il che vuol dire ottimizzare la gestione del tempo e, di conseguenza, a beneficio dei guadagni aziendali.
In che cosa consiste la gestione documentale
Quando si parla di gestione documentale si fa riferimento a quella serie di procedimenti che vengono attuati allo scopo di produrre, archiviare, organizzare e condividere i documenti. Più efficiente si dimostra la gestione documentale e più i processi di business risultano rapidi: ciò permette di contenere i costi e di prevenire rallentamenti o inconvenienti causati dai cosiddetti colli di bottiglia. L’archiviazione dei documenti, al giorno d’oggi, non può che essere digitale.
Fluida
Fluida è la soluzione ideale sotto questo aspetto perché permette di inviare la documentazione dei dipendenti e archiviarla con facilità. Chi lo desidera ha la possibilità di provare gratis la piattaforma: a portata di app si potranno gestire i contratti, i cedolini paga, le ricevute e tutti gli altri documenti. Con Fluida Documenti, ogni procedura è facilitata grazie alla suddivisione in cartelle per ogni dipendente. Questi possono essere avvisati attraverso notifiche push, e visualizzare agevolmente tutti i documenti condivisi dai loro amministratori, dallo smartphone e da desktop.
